评估材料是评估专家对学校本科教学工作做出判断的基础，为规范收集与整理合格评估支撑材料，扎实推进本科教学合格评估各项工作的顺利进行，制定本办法。
一、评估材料收集、整理和编撰的原则
1.针对性原则 依据评估指标体系，紧扣评估指标及观测点的内涵，做到每一个观测点都有充分的支撑材料，材料要突出重点、优势和特色，有说服力，简洁明了。
2.真实性原则 各项材料要实事求是，不弄虚作假，做到真实可信，有据可查。
3.规范性原则 评估材料的收集、整理、编撰、归档要按照规范要求进行。所有材料要排列有序,整齐美观,调用方便,查找无误。
4.一致性原则 各部门、各院（部）材料文字及数据的表述要与学校自评报告及本科教学基本状态数据的表述一致，突出主线、明确重点，避免文字材料、数据之间的矛盾。
二、评估材料的构成
评估材料分为学校材料、各部门材料、各院（部）材料三个层面：
1.学校材料 自评报告、校长报告（含PPT）、专家案头材料、39个观测点支撑材料及15项上报材料。
2.各部门材料 参照《本科教学工作合格评估任务分解及支撑材料目录》，收集及整理本部门负责支撑材料；归类整理部门日常运行的相关文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、工作记录、数据报表等原始材料。
3.各院（部））材料 参照《本科教学工作合格评估任务分解书（教学院部）》，结合平时教育教学运行管理的实际，各院（部））要有针对性地收集与整理相关原始基础信息资料，如日常教育教学管理档案材料、教师个人教学文件、学生试卷、毕业论文（设计）、实习报告、实验报告等。
三、材料收集、整理与编撰的时限
评估材料收集、整理与编撰的时限为：近三学年指2019-2020学年、2020-2021学年、2021-2022学年；近三年指2019年、2020年、2021年及2022年专家进校前；升本以来指2014年5月以来。反映我校办学传统、特色的材料或者其他反映“完整过程”的前期原始资料则不受时间限制。在诊断性评估前完成2021年9月以前所有材料的收集及整理，形成支撑材料第一稿；在预评估前完成2022年3月以前所有材料的收集及整理，形成支撑材料第二稿；在专家进校考察前完成所有支撑材料收集及整理，形成支撑材料第三稿。
四、材料的整理
（一）原始材料整理
原始文字材料(如管理文件、制度、会议记录、纪要、历年工作安排、计划、总结、讲话稿等)一般应采用原件,以体现材料的真实性。
（二）新建材料整理
1.文字材料采用Word文档,具体文字格式要求见附件1。
2.各类统计表格、报表和名册等采用Excel文档,填报的表格要求内容准确、规范。各观测点所需相关表格可参照评建办下发的“本科教学工作合格评估表格模板”，各部门根据实际工作情况自行制定Excel表格,具体格式要求见附件2。
3.度量单位及文本中的数字
(1)材料中所出现的度量单位要按照国际标准度量单位，如面积用“平方米”等；量词应统一，如图书用“册”，计算机用“台”等。
(2)小数点后面统一保留两位有效数字。
(3)文本中出现的数字，应用阿拉伯数字表示。年份日期使用阿拉伯数字表示，不能简化，正确表述如：2014年2月15日。
(三) 综述材料
要求文字精炼、表述准确、主线清晰、成绩写实、数据确凿、问题找准、分析透彻、改进有方，要能客观、全面、综合地反映本部门（本院（部））的主要成绩、亮点特色及存在的问题、原因分析和改进措施。要用事实说话，用数据说话，与报送本科教学基本状态数据及学校自评报告相互印证。收集、整理的支撑材料能够佐证综述的观点、数据。
结合各个观测点的内涵，要求直述主题，对某项工作进行综述，综述时应包括前言、主体、结语三个部分。
1.前言 要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么。
2.主体 主体部分可分为若干层次，每个层次说明一个主题，层次之间用标题分开。文字量较少的综述，主体部分可以不分层次，而用段落区分。要求语言精炼，概述性强。
3.结语 对该观测点的工作给予简明的总结，即对该观测点给出定性或定量的评价。
（四）其他材料
1.附件 文件资料如有附件，在正文下空一行，首行缩进2个字符，用三号仿宋GB-2312字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如：附件：1.***），附件名称后不加标点符号，附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
2.照片材料 要分类装册，并简要注明时间、地点、人物、内容等信息，用A4纸打印汇编成册。
3.实物材料 如获奖作品、科技作品等须拍制照片,列出清单,用A4纸打印汇编成册。
4.证书、奖状、聘书等 校级及以上荣誉证书、获奖证书、聘书、成果证书、锦旗、奖杯等将原件扫描、照相后制作成电子文档存档,并注明形成时间、内容(名称)、作者及颁发单位。另用A4纸打印汇编成册,以便与相关材料配套。
5.录音、录像材料、宣传片、教学录像 要求制作为数据光盘(DVD、VCD、CD等），并注明内容、时间、时长。
五、评建材料组卷归档
1.组卷装盒 所有评估支撑材料按评估指标体系的主要观测点的顺序编号组卷装盒。不要将两个及两个以上观测点材料放入同一档案盒。当同一个观测点的材料较多时，需要分盒陈列，要在同一个观测点的标签上进行编号。
2.文件盒标签 文件盒盒面和盒脊应该贴有标签，标明材料所属的一级指标、二级指标、主要观测点和文件盒编号，具体格式见附件3。
3.材料目录 每个文件盒内必须有材料目录，列出本盒内所包含的材料名称。材料目录（打印）置于支撑材料前面，材料摆放顺序应与目录相一致，目录格式详见附件4。
材料编目、档案盒规格、颜色、标签、文件袋大小要保持统一。
六、材料的移交与保管
1.材料的移交 需要上交评建办的材料，由各部门按评建办阶段任务要求上报，并附“本科教学工作合格评估材料上交清单”（见附件5）；报送材料要实行领导负责制，各部门报评建办的材料分别由部门负责人和评建办负责人审定。
2.材料的保管
（1）各部门、各院（部）要建立评建资料室：各部门、各院（部）要明确评建材料整理、归档、管理的工作流程和责任人，设置专用材料柜，所有评建材料按编目整理、装盒（袋）后按序集中摆放在材料柜内，并指定专人管理。材料管理员必须熟悉材料的存放位置、材料的内容，能快速查找到相应的资料。
（2）所有的材料，任何人不得随意丢弃、销毁：对暂时无法归档的材料，可放在专用档案盒内，并标注清楚，以便及时调阅。
七、其他要求
1.落实任务、责任到人 根据观测点，评估材料由相应部门、院（部）完成，涉及到多个部门的，由各专项工作组组长负责整理汇总，其它相关部门配合。各部门单位负责人负责对材料严格把关。
2.保证数据的准确性 各部门、各院（部）提交的统计数据必须和学校上报的本科教学基本状态数据及自评报告一致,所有的数据必须有支撑材料说明,支撑材料要齐全、准确。
3.保质保量完成工作 材料整理与归档工作是评建工作重要的组成部分，各责任人必须要有全局观念，按照评建办的统一部署，根据材料整理的相关要求，确保按时保质保量完成各项任务。
附件：1.本科教学工作合格评估Word文档材料格式要求
2.本科教学工作合格评估Excel表格格式要求
3.本科教学工作合格评估文件盒标签格式要求
4.本科教学工作合格评估支撑材料目录
5.本科教学工作合格评估材料上交清单
湖南医药学院教学质量监控与评估中心
2021年10月26日
附件1：
本科教学工作合格评估Word文档材料格式要求
一、版面设置
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要求 |
纸张 |
标准A4纸，双面打印。 |
页面设置 |
上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。 |
页码 |
插入页码格式为“-1-、-2-、-3-……”，页码一律在页脚、外侧，用4号仿宋GB-2312。 |
打印 |
一般材料采用竖向双面打印（表格等需要横向打印的除外）。 |
装订 |
左侧装订，在距纵向打印纸上、下边缘约8cm处各订一订，书钉距纸张边缘3mm-8mm。 |
二、正文
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要求 |
标题 |
2号方正小标宋简体，和正文之间空一行，居中。 |
一级标题 |
3号黑体，编号为“一、”“二、”“三、”。 |
二级标题 |
3号楷体GB-2312，编号为“（一）”“（二）”“（三）”。 |
三级标题 |
3号仿宋GB-2312，编号为“1.”“2.”“3.”。 |
四级标题 |
3号仿宋体GB-2312，编号为“（1）”“（2）”“（3）”。 |
五级标题 |
3号仿宋体GB-2312，编号为“①”“②”“③”等。 |
正文 |
3号仿宋GB-2312，首行左缩进2个字符。 |
行间距 |
单倍行距，段前、断后0行。 |
表格 |
表格在页面中居中，表头一般用4号黑体，表格中文字默认为小4号仿宋体GB-2312，也可根据内容调整，表格不跨页；若跨页，表头重置。 |
落款 |
凡需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，为三号仿宋GB-2312，在下一行相应处标识成文日期。成文日期右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，不加虚位(即1不编为01)。 |
附件2：
本科教学工作合格评估Excel表格格式要求
1.所有材料A4双面印刷，在左侧用长尾夹夹住。页边距为上2.54厘米、下2.54厘米、左3.18厘米、右2.3厘米、装订线0厘米，页眉1.5厘米，页脚1.75厘米。
2.表格行高设定为20。
3.表标题16号，黑体加粗，居中，无上、左、右边框。
4.表头12号，宋体，加粗，居中。
5.正文12号，宋体，左右居中、上下居中。
6.列宽不做具体要求，根据打印预览情况自行调整。
7.一般情况为纵向打印，内容较多时可采用横向打印。
8.打印内容涉及多页的，要设置标题行重复打印，确保每一个都有标题和表头。
9.除表格标题上边框、左右边框不要，其他均需设置边框，要求如图1所示。
10.每个表格需要有填报人、审核人、填报日期。
11.标红的项目为下拉选项，请从下拉选项中选择，不得随意填写。
图1 Excel表格边框设置
附件3：
本科教学工作合格评估文件盒标签格式要求
本科教学工作 合格评估材料 |
2 教师队伍 2.1 数量与结构 2.1.1 生师比 第 盒 （共 盒） |
本科教学工作合格评估材料 2教师队伍 2.1数量与结构 2.1.1生师比 第 盒 （共 盒） |
附件4：
本科教学工作合格评估支撑材料目录
附件5：
本科教学工作合格评估材料上交清单 |
报送部门（盖章）： 报送部门负责人签字： |
序号 |
主要观测点 编号 |
材料名称 |
备 注 |
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材料上报人： 材料接收人： 年 月 日 年 月 日 |
评建办负责人签字： 年 月 日 |
说 明：表格填写一式两份； 本表可续页。
